lunes, 14 de noviembre de 2011

Gestión documental en el ámbito empresarial

Vamos a ser optimistas:










En los últimos tiempos estamos asistiendo a un despliegue de la gestión documental en el ámbito empresarial como nunca antes lo habíamos visto. Toda una serie de factores y un conjunto variado de actores están concurriendo para que esta actividad sea tenida cada vez más en consideración por todo tipo de organizaciones tanto públicas como privadas, grandes o pequeñas:







La crisis económica, que está obligando a las empresas a racionalizar sus gastos, descubriendo que una correcta gestión documental supone un importe ahorro de costes (ahorro de espacio físico, reducción en la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos…) y una mayor productividad de los trabajadores (reducción de tiempo para la localización y consulta de los documentos).







Una mayor concienciación del valor de la documentación y la información en ella contenida como un recurso estratégico competitivo para las empresas. http://www.conectapyme.com/documentacion/200904EstrategiaPrado.pdf, evidenciándose que una correcta gestión documental supone un importante valor añadido a la gestión empresarial al garantizar una mayor seguridad, calidad y fiabilidad de la documentación y la información utilizada en la empresa, a la vez que posibilita que se comparta y aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.







Nuevas obligaciones legales, así la publicación del Real Decreto 1720/2007 por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999 de protección de datos personales http://cepymearagon.blogspot.com/2008/11/el-servicio-de-documentacin-y-archivos.html, exige a las empresas de manera explícita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, como garantía para la protección de los datos personales.







Una potente industria TIC que ha visto en la gestión documental un importante nicho de negocio, desarrollando y difundiendo en el ámbito empresarial herramientas que facilitan una más eficaz y eficiente gestión de los documentos: escáneres y dispositivos de digitalización, bases de datos, gestores documentales…







El desarrollo de empresas de servicios relacionadas con la gestión documental que ofrecen desde asesoramiento en la materia, a la externalización de diferentes servicios como puede ser la custodia y conservación de la documentación.







Una respuesta profesional cada vez más acorde a las necesidades de las organizaciones, que ha llevado al desarrollo de normas, criterios y especificaciones http://cepymearagon.blogspot.com/search/label/Normas%20archiv%C3%ADsticas que posibilita y facilita una adecuada gestión documental.







En estos momentos, por encima de las visiones parciales que los distintos actores tienen sobre la gestión documental, incidiendo cada uno de ellos en los aspectos sobre los que se ejerce su acción, cada vez se tiene una visión más clara de lo que supone una correcta gestión documental.







Así por ejemplo la Wikipedia ya recoge una correcta definición de gestión documental http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental entendida como







“conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.







Del mismo modo los legisladores están situando la gestión documental en el lugar que le corresponde, abordándola desde una perspectiva transversal a lo largo del ciclo vital completo de los documentos e integral abarcando todos los documentos independientemente de su soporte.







Así es reseñable el Decreto de la Diputación foral de Guipuzkoa por el que se regula el Modelo Global de Gestión Documental y Expediente Electrónico en el ámbito de la Administración Foral http://cepymearagon.blogspot.com/2011/05/un-modelo-global-de-gestion-documental.html







Y más recientemente, la Ley 7/2011, de 11 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía http://www.juntadeandalucia.es/boja/boletines/2011/222/d/updf/d1.pdf que le dedica su título III a la gestión documental, y que no sólo ha sabido abordar su carácter transversal e integral, sino que la ha cargado de futuro al situarla en el marco de la nueva administración electrónica y dentro del contexto del sistema de información global de la Junta de Andalucía.

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Miguel Ángel del Prado Martínez

Servicio de Documentación y Archivos

Confederación de la Pequeña y Mediana Empresa Aragonesa (CEPYME ARAGÓN)

C/ Santander, 36, 2ª planta

50010 Zaragoza

Tfno. 976 766060


jueves, 10 de noviembre de 2011

Jornada “Aspectos básicos en Gestión Documental”

Jornada “Aspectos básicos en Gestión Documental”



Que en los tiempos que corren se hable de oportunidades para el empleo en el campo de la documentación es algo que nos debe alegrar.



El pasado 3 de noviembre tuvo lugar en el Campus Río Ebro la Jornada “Aspectos básicos en Gestión Documental”, organizada por la Asociación TecnoEbro y la Cátedra Logisman de Gestión Tecnológica Documental de la Universidad de Zaragoza.

La jornada se estructuró en dos charlas de aspectos genéricos seguidas de otras intervenciones más breves sobre experiencias concretas.



Jordi Andreu, profesor de la Universidad de Barcelona impartió la primera de las charlas. En ella insistió en que hay que ver la Gestión Documental como una oportunidad de negocio. Debe ser un proceso más dentro del Sistema de Gestión de la organización ya que no es algo que esté aparte del resto de procesos de la organización.

De hecho la Gestión Documental es un activo intangible de estructura, que debe dar soporte a al organización. Es una pieza más de la organización y tiene que estar interrelacionada con el resto de piezas que la componen.

Mencionó también algunas cuestiones que le preocupan en relación con la Gestión Documental: la Interoperatividad - que se entiendan entre sí las máquinas -, la migración de formatos, el intercambio y la trazabilidad. Esta última mejorará muchísimo al trabajar en un entorno electrónico. “El trabajo lo hará la máquina “por debajo”, pero alguien tiene que diseñar cómo lo tiene que hacer”, indicó.

Finalmente destacó el problema más grande: “la hibridez”. Es decir, la coexistencia de papel y no papel, ya que los Gestores Documentales no se suelen diseñar pensando en los documentos en papel.



Eduardo Andrés Valdivia, director comercial y de marketing de Logisman, ofreció la segunda charla. Habló de las necesidades de espacio, disponibilidad, optimización de costes, confidencialidad y seguridad que presenta la Gestión Documental.

A continuación describió la actividad de la empresa, distinguiendo entre el mundo físico - soluciones archivísticas, custodia, desarrollo de Sistemas de Gestión de Archivo, y destrucción confidencial – y el mundo electrónico: consultoría en Sistemas de Gestión Documental, custodia digital y Backup, Gestores Documentales, eliminación y preservación.

Finalmente habló de cómo superar los frenos que tienen las empresas, que temen dejar su documentación en manos de otros, o que dudan de la confidencialidad y la seguridad que parece ofrecer el Cloud Computing.



En el apartado de intervenciones breves, Daniel Forniés, de CEPYME, destacó que las empresas tienen que aprovechar el recurso humano de los titulados en documentación.

Para Francisco Liébana, especialista en seguridad de la información de Qualitas Management, ahora la información se presenta para las Pymes: en más volumen, de forma más rápida y en un mayor ámbito. Necesitan aplicar la Gestión Documental, que ha pasado de ser un fin a un medio que les ayude a tomar decisiones.

Ana Isabel Gascón, del Archivo de la Universidad de Zaragoza, habló de los principios básicos y fines de la Gestión documental y destacó que el Art. 21.1 del R.D. 4/2010, que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, es una llamada a la buena gestión del documento.

Por su parte Beatriz Abascal, responsable de Gestión Documental en Deloitte, destacó la importancia de implicar a todas las personas que van a trabajar con un Gestor Documental. “La gestión documental no es una herramienta tecnológica sino algo vivo adaptado a la institución”, señaló. También contó cómo el incendio del edificio Windsor sirvió para probar la importancia de la Gestión Documental, ya que recuperaron toda la documentación por tenerla escaneada.

Por último, Javier Lázaro, del Grupo Nerión, habló de las características del Cloud Computing y de cómo vencer las barreras que existen para su adopción por las empresas.



En resumen, una jornada bastante completa, que ofreció una visión actual y realista y en la que se puso en valor la profesión dentro del ámbito empresarial.



Más información:

Logisman ha escrito otra crónica en su Blog Custodia Documental.



Francisco Perla

sábado, 5 de noviembre de 2011

Seminario sobre Acceso al mercado de trabajo en Información y Documentación

Este miércoles, 2 de noviembre participamos en el Seminario sobre Acceso al mercado de trabajo en Información y Documentación:






Los días 2, 3, y 10 de noviembre se celebra en Zaragoza un Seminario

Académico sobre El acceso al mercado de trabajo en Información y

Documentación, organizado por el Depto. de Ciencias de la

Documentación de la Universidad de Zaragoza, en el marco del Proyecto

de Innovación Docente PIECyT_10_1_347 de la citada Universidad. El

objetivo del mismo es que los estudiantes del Grado en Información y

Documentación y del Máster se familiaricen con el mercado laboral y

conozcan técnicas básicas de orientación al empleo.