La gestión documental y la e-administración

El curso "La gestión documental y la e-administración" se celebró los días 21, 22 y 23 de enero de 2009, en el Aula del Museo del Teatro Romano de Caesaraugusta. C/ San Jorge, 12. Zaragoza. Contamos como profesores con Lluís Cermeno Martorell y Carlota Bustelo Ruesta.

Este curso se realizó en colaboración con el Departamento de Educación, Cultura y Deporte del Gobierno de Aragón.

El programa que se desarrolló fue el siguiente:

1. Introducción a la gestión de documentos electrónicos en el contexto de la e-administración.

1.1. Fundamentos y contexto:

- Las bases de la administración electrónica.
- Ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos en el marco de la e-administración.

1.2. Legislación y normativa:

- El marco estratégico i2010, una sociedad de la información europea para el crecimiento y el empleo y el Plan de acción sobre administración electrónica i2010.
- Ley 11/2007. El caso español. Legislación de referencia y desarrollo normativo.
- Normas ISO 15489 de gestión de documentos, 23081 de metadatos para la gestión de documentos.
- Las funcionalidades de los sistemas de gestión de documentos: MoReq2.

1.3. Los conceptos básicos:

- documento electrónico
- expediente electrónico
- archivo electrónico

2. ¿Cómo abordarlo desde una Administración?

- Factores a tener en cuenta:

Organización
Tecnología
Empresas integradoras

- SIGEDA: El programa de la Generalitat de Catalunya:

Principios
Dirección
Iniciativas
Calendario

3. La aplicación práctica: la puesta en marcha de soluciones para la e-administración.

3.1. Los factores a tener en cuenta:

- Estrategia
- Tecnología
- Reglas
- Personas

3.2. Los puntos de actuación:

- Recepción/entrada de documentos:

entrada de documentos por registro
otras entradas de documentos
digitalización de documentos

- Tratamiento de los documentos electrónicos o “traslado” de los documentos desde el registro:

incorporación de los documentos internos
el mantenimiento de las características de los documentos
las firmas electrónicas
contextualización de los documentos
formación y cierre de expedientes electrónicos (índices y foliado)
documentos desmaterializados en datos

- Archivo electrónico y conservación:

almacenamiento, análisis y gestión de riesgos
conservación y disposición
conversiones y migraciones

- Acceso a los documentos electrónicos:

derecho de acceso
puntos de acceso para el ciudadano
criterios de acceso
acceso de interesados durante el trámite, acceso finalizado el trámite, acceso interno
intercambio entre administraciones
salida de documentos y notificaciones, obtención de copias