Jornada “Aspectos básicos en Gestión Documental”

Jornada “Aspectos básicos en Gestión Documental”

Que en los tiempos que corren se hable de oportunidades para el empleo en el campo de la documentación es algo que nos debe alegrar.

El pasado 3 de noviembre tuvo lugar en el Campus Río Ebro la Jornada “Aspectos básicos en Gestión Documental”, organizada por la Asociación TecnoEbro y la Cátedra Logisman de Gestión Tecnológica Documental de la Universidad de Zaragoza.

La jornada se estructuró en dos charlas de aspectos genéricos seguidas de otras intervenciones más breves sobre experiencias concretas.

Jordi Andreu, profesor de la Universidad de Barcelona impartió la primera de las charlas. En ella insistió en que hay que ver la Gestión Documental como una oportunidad de negocio. Debe ser un proceso más dentro del Sistema de Gestión de la organización ya que no es algo que esté aparte del resto de procesos de la organización.

De hecho la Gestión Documental es un activo intangible de estructura, que debe dar soporte a al organización. Es una pieza más de la organización y tiene que estar interrelacionada con el resto de piezas que la componen.

Mencionó también algunas cuestiones que le preocupan en relación con la Gestión Documental: la Interoperatividad - que se entiendan entre sí las máquinas -, la migración de formatos, el intercambio y la trazabilidad. Esta última mejorará muchísimo al trabajar en un entorno electrónico. “El trabajo lo hará la máquina “por debajo”, pero alguien tiene que diseñar cómo lo tiene que hacer”, indicó.

Finalmente destacó el problema más grande: “la hibridez”. Es decir, la coexistencia de papel y no papel, ya que los Gestores Documentales no se suelen diseñar pensando en los documentos en papel.

Eduardo Andrés Valdivia, director comercial y de marketing de Logisman, ofreció la segunda charla. Habló de las necesidades de espacio, disponibilidad, optimización de costes, confidencialidad y seguridad que presenta la Gestión Documental.

A continuación describió la actividad de la empresa, distinguiendo entre el mundo físico - soluciones archivísticas, custodia, desarrollo de Sistemas de Gestión de Archivo, y destrucción confidencial – y el mundo electrónico: consultoría en Sistemas de Gestión Documental, custodia digital y Backup, Gestores Documentales, eliminación y preservación.

Finalmente habló de cómo superar los frenos que tienen las empresas, que temen dejar su documentación en manos de otros, o que dudan de la confidencialidad y la seguridad que parece ofrecer el Cloud Computing.

En el apartado de intervenciones breves, Daniel Forniés, de CEPYME, destacó que las empresas tienen que aprovechar el recurso humano de los titulados en documentación.

Para Francisco Liébana, especialista en seguridad de la información de Qualitas Management, ahora la información se presenta para las Pymes: en más volumen, de forma más rápida y en un mayor ámbito. Necesitan aplicar la Gestión Documental, que ha pasado de ser un fin a un medio que les ayude a tomar decisiones.

Ana Isabel Gascón, del Archivo de la Universidad de Zaragoza, habló de los principios básicos y fines de la Gestión documental y destacó que el Art. 21.1 del R.D. 4/2010, que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, es una llamada a la buena gestión del documento.

Por su parte Beatriz Abascal, responsable de Gestión Documental en Deloitte, destacó la importancia de implicar a todas las personas que van a trabajar con un Gestor Documental. “La gestión documental no es una herramienta tecnológica sino algo vivo adaptado a la institución”, señaló. También contó cómo el incendio del edificio Windsor sirvió para probar la importancia de la Gestión Documental, ya que recuperaron toda la documentación por tenerla escaneada.

Por último, Javier Lázaro, del Grupo Nerión, habló de las características del Cloud Computing y de cómo vencer las barreras que existen para su adopción por las empresas.

En resumen, una jornada bastante completa, que ofreció una visión actual y realista y en la que se puso en valor la profesión dentro del ámbito empresarial.

Más información:

Logisman ha escrito otra crónica en su Blog Custodia Documental.

Francisco Perla