Julián Moyano Collado ha elaborado un útil documento divulgativo en el que nos explica “Cómo poner en marcha un sistema de Archivo en una organización”.
http://www.documentalqueridowatson.es/content/presentaci%C3%B3n-c%C3%B3mo-poner-en-marcha-un-sistema-de-archivo-en-una-organizaci%C3%B3n-modelos-y
Tras analizar qué es y la tipología de archivos que puede haber en las organizaciones, expone la metodología a seguir para la puesta en marcha de un sistema de archivo, que comprendería seis etapas:
1.- Auditoría de información.
2.- Análisis de las actividades de la Organización.
3.- Identificación de los requisitos que ha de cumplir la organización en la gestión de sus documentos.
4.- Evaluación del sistema existente en la organización.
5.- Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos.6.- Diseño de un sistema de gestión de documentos.
En este documento Moyano llega a las siguientes conclusiones:
• Desarrollar e implantar un sistema de gestión documental y de archivo en una organización no es ningún fin, ni objetivo. Es un medio para lograr el correcto control de los recursos informativos y documentales producidos por la institución, que contribuirá al desarrollo de una administración más inteligente, eficiente, y eficaz.
• Su puesta en marcha requiere abundantes recursos económicos, humanos y materiales.
http://www.documentalqueridowatson.es/content/presentaci%C3%B3n-c%C3%B3mo-poner-en-marcha-un-sistema-de-archivo-en-una-organizaci%C3%B3n-modelos-y
Tras analizar qué es y la tipología de archivos que puede haber en las organizaciones, expone la metodología a seguir para la puesta en marcha de un sistema de archivo, que comprendería seis etapas:
1.- Auditoría de información.
2.- Análisis de las actividades de la Organización.
3.- Identificación de los requisitos que ha de cumplir la organización en la gestión de sus documentos.
4.- Evaluación del sistema existente en la organización.
5.- Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos.6.- Diseño de un sistema de gestión de documentos.
En este documento Moyano llega a las siguientes conclusiones:
• Desarrollar e implantar un sistema de gestión documental y de archivo en una organización no es ningún fin, ni objetivo. Es un medio para lograr el correcto control de los recursos informativos y documentales producidos por la institución, que contribuirá al desarrollo de una administración más inteligente, eficiente, y eficaz.
• Su puesta en marcha requiere abundantes recursos económicos, humanos y materiales.
• Es necesario implantar un sistema, a través de uno o varios programas informáticos, adecuados, que pueden influir en el éxito o el fracaso del proyecto.
• Implantar un sistema de archivo en una institución requiere la implicación de todos los sectores de la misma, de una manera activa y colaborativa. Si esto no está asegurado, es preferible esperar y contar con el apoyo de toda la organización, desde elementos directivos, hasta trabajadores departamentales.
• El gestor de la información (profesional) ha de ser una parte activa del conjunto de procesos, pero no puede estar aislado con respecto a la organización, ni mucho menos, actuar de forma independiente. Debe ofrecer su conocimiento, y también tener en cuenta las necesidades, y posibilidades de la organización.
A través de Miguel Ángel del Prado, CEPYME-Aragón:
http://cepymearagon.blogspot.com/2010/04/como-poner-en-marcha-un-sistema-de.html
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